Voici un guide pour prendre en main le module de gestion de convocations. 📖

Introduction : comment accéder au tableau de convocations ?

Dans l'espace d'administration de Score'n'co :
Cliquez sur le menu "Convocations" 🗓

ou
- via l'aperçu sur la page d'accueil
- via l'onglet match

2 maniÚres autres d'accéder au tableau de convocations

1 - Renseigner les effectifs đŸ‘„

Dans l'onglet Communauté :
Ajouter un membre
Importer des membres avec un tableur

Si besoin :
Supprimer un membre

Dans la fiche de chaque membre, vous pourrez voir l'historique de bénévolat.
Consulter l'historique de bénévolat d'un membre
Exempter un membre de bénévolat

Si besoin :
Modifier l'historique de bénévolat

2 - CrĂ©er les groupes đŸ‘đŸ»

Pour filtrer les membres par rÎle, créez des groupes dédiés, et ajoutez-y les membres concernés.
Créer un groupe

Ajouter un membre à un groupe (méthode d'ajout individuel)
Ajouter rapidement un groupe / un genre à tous les membres (méthode d'ajout groupé)

Si besoin :
Supprimer un membre d'un groupe
Modifier ou supprimer un groupe (de membres)

3 - VĂ©rifier les Ă©quipes ✅

Dans les onglets, Informations et Effectif
Ajoutez les joueurs :
Ajouter un joueur dans une Ă©quipe

4 - Personnaliser le tableau selon vos besoins

Personnalisez le tableau avec les types de convocations de votre choix :
Créer / ajouter une nouvelle tùche dans le tableau de convocations
Modifier / supprimer une tùche de bénévolat dans le tableau de convocations

5 - DĂ©finir les rĂšgles de gestion pour chaque Ă©quipe ⚙

Dans l'onglet Équipes, choisissez une Ă©quipe.
Puis dans RÚgles de gestion, rentrez les informations nécessaires.

Plus d'informations ici :
Paramétrer les rÚgles de gestion d'une équipe (pour le tableau de convocations)

( 💡 N'oubliez pas d'enregistrer avant de fermer la page)

6 - VĂ©rifier les paramĂštres du tableau de convocations ⚙

Dans le tableau de convocations, cliquez sur le bouton d'option en haut Ă  droite pour afficher les options.

Vous pouvez :

Modifier les paramĂštres d'affichage du tableau de convocations
Filtrer l'affichage des matchs dans le tableau de convocations (domicile et/ou extérieur, et/ou par lieu)
Modifier l'adresse e-mail de copie des convocations
Modifier l'adresse e-mail de réponse des convocations
Modifier le texte dans l'e-mail de convocation
Modifier le lien vers la page de convocation (dans les mails)
Afficher / masquer le numéro de licence sur le widget et l'impression

7 - Puis planifier au quotidien 🗓

Toutes les actions en amont ont permis le bon paramétrage du logiciel.
DĂ©sormais, profitez du module en convoquant chaque membre toutes les semaines.

Défilez chaque semaine avec les flÚches prévues, ou cliquez sur le calendrier pour accéder directement à la semaine de votre choix rapidement.

Convoquer un membre
Des voyants de couleurs vous indiquent si le message a bien été envoyé : vert, rouge, ou bleu (si le message est en attente.)

Si vous ĂȘtes plusieurs Ă  gĂ©rer le document et que vous souhaitez vous laisser une note entre vous, ou que vous souhaitez ajouter un commentaire public sur un match :
→ Deux colonnes sont Ă  disposition pour ajouter du texte privĂ©e ou public :
Ajouter un commentaire privé / public dans le tableau de convocations

Si besoin :
VĂ©rifier l'Ă©tat d'envoi des mails / SMS des convocations (voyants de couleur)
Relancer une convocation non-envoyée
Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre

💡 đŸ‘„ À cĂŽtĂ© de chaque Ă©quipe, vous pouvez voir rapidement la liste des membres de l'Ă©quipe : Staff, joueurs ou joueuses.

Bouton pour consulter rapidement la liste des membres d'une Ă©quipe

Si le tableau de convocations n'est pas Ă  jour, vous avez 2 solutions :

Le site de la fédération est à jour, et vous souhaitez demander à re-synchroniser le planning d'une compétition via la fédération (dans le tableau de convocations)

Ou si le site de la fédération n'est pas encore à jour. Là, vous pouvez manuellement modifier la date, l'heure ou le lieu d'un match sur le tableau de convocations

Pour information, par défaut le lieu d'un match est celui renseigné dans les rÚgles de gestion d'une équipe.
Si vous souhaitez ajouter un nouvel Ă©quipement dans la liste : Ajouter un Ă©quipement sportif

Vous pouvez exporter le tableau si vous souhaitez l'imprimer ou le réutiliser :
Imprimer/Exporter en PDF le tableau du week-end
Exporter en CSV (format tableur) le tableau de convocations du week-end

8 - Donner les droits Ă  d'autres membres du club

Si vous souhaitez permettre Ă  plusieurs personnes de s'occuper du tableau de convocations, donnez-leur les droits d'accĂšs.
→ Tous les administrateurs peuvent accĂ©der et modifier le tableau de convocations.

Donner les droits pour accéder au tableau de convocations (Ajouter un autre administrateur)
Modifier / Supprimer les droits pour accéder au tableau de convocations

9 - Ajouter le widget de ce tableau de convocations votre site internet

Pour afficher ce tableau automatiquement sur votre site, créez le widget convocations !
Créer/Installer le widget du module convocations sur son site internet

10 - DĂ©couvrir visuellement le tableau de convocations

Aperçu rapide du tableau de convocations

📚 Retrouvez tous les articles dĂ©diĂ©s Ă  ce module dans la catĂ©gorie Module convocations de ce blog.



Si besoin, n'hĂ©sitez pas Ă  nous contacter avec la bulle bleue en bas Ă  droite de votre Ă©cran 💬
Ou via notre adresse de contact : 📧 contact@scorenco.com

Bonne utilisation du module de convocations 😊
Score'dialement đŸ””đŸŸą
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