Bien débuter sur ce module

• GUIDE - Découverte et prise en main du module de convocations

  Voici un guide pour prendre en main le module de gestion de convocations. 📖 Introduction : comment accéder au tableau de convocations ? Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (DQuelques lectures

Membres

• Créer un groupe (de membres)

  Vous pouvez classer vos membres selon des groupes. C'est utile par exemple pour le module de convocations. 1 - Accédez à l'espace d'administration de votre club → http://admin.scorenco.com/ 2 - Accéder à la fenêtre Groupes Cliquez sur l'onglet Communauté sur la barre latérale de gauche Choisissez la fenêtre Groupes 3 - Cliquez sur Créer un groupe Une fenêtre vPeu de lectures

• Ajouter un membre à un groupe

  Les groupes sont surtout utiles pour le planificateur de bénévole. Il existe plusieurs manières d' ajouter un membre à un groupe : Soit en rajoutant un membre dans un groupe via les options d'un groupe Soit en affectant un membre dans un ou plusieurs groupe(s) via la fiche d'un membre color 004580 (TechniquPeu de lectures

• Modifier ou supprimer un groupe (de membres)

  Pour éditer (modifier ou supprimer) un groupe, voici comment faire : 1 - Choisissez le groupe à éditer 🔎 parmi le ou les groupes déjà existant(s) Accédez aux groupes de membres 2 - Cliquez sur une des deux icônes pour effectuer une action ✏️ Le crayon permet de modifier le groupe (le nom, la couleur ou l'émoji associé) ❌ La croix rouge permet de supprimePeu de lectures

• Exempter un membre de bénévolat

  Vous pouvez exempter un membre de bénévolat. 1 - Accédez à la fiche d'un membre 🔎 Dans l'onglet Communauté, cherchez une membre avec la barre de recherche Communauté Membres Barre de recherche 2 - Cochez la case dédiée ✅ " Ce membre est exempt de bénévolat " 3 - Enregistrez cette modification 💾 Cliquez sur le bouton vert 🟩 "Modifier" 🟩 Exempter quelqu'unPeu de lectures

• Modifier l'historique de bénévolat

  Vous pouvez ajuster l'historique de bénévolat d'un membre en ajoutant ou supprimant une mission de bénévolat. 💡 L'historique de bénévolat se met automatiquement à jour lors d'une convocation sur le planificateur ! 🤖 1 - Accédez à la fiche d'un membre 🔎 Dans l'onglet Communauté, cherchez une membre avec la barre de recherche Communauté Membres Barre de recherche (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/trouver-un-membre-communaute-a7i69dx.pPeu de lectures

• Consulter l'historique de bénévolat d'un membre

  Vous souhaitez savoir qui a n'a pas encore participé / ou remercier tous ceux qui ont participé lors d'une saison en tant que bénévole ? 💡 L'historique de bénévolat se met automatiquement à jour lors d'une convocation sur le tableau de convocations ! 🤖 1 - Accédez à la fiche d'un membre 🔎 Dans l'onglet Communauté, cherchez une membre avec la barre de recherche Communauté Membres Barre de recherche (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/trouvPeu de lectures

• Consulter l'historique des convocations sur une équipe

  1️⃣ Rendez-vous sur l'espace d'administration 2️⃣ Allez dans l'onglet "Équipes" dans le . Onglet Equipes dans le menu à gauche 3️⃣ Cliquez sur l'équipe dont vous souhaitez consulter . 4️⃣ Allez dans l'onglet "ConPeu de lectures

Convocation

• Re-synchroniser le planning des matchs d'une semaine (dans le tableau de convocations)

  ℹ️ Notre logiciel récupère et met à jour les informations du tableau de convocations chaque jour. 🔄 ➡️ Si jamais une modification n'a pas été prise en compte, vous pouvez redemander une synchronisation à n'importe quel moment de la journée : pour relancer la synchronisation des données des matchs de la semaine : mettre à jour la date, l'heure, le lieu du match.  pour relancer la synchronisation des données de tous les matchs : mettre à jour la date, l'heure, le lieu du match.Peu de lectures

• Convoquer un membre

  2 manières sont possibles pour convoquer un membre : Mail : Toutes les adresses mails d'un membre sont utilisées SMS : Seul le 1er numéro de téléphone est utilisé 🔐 La convocation par SMS est une option payante supplémentaire. → Un membre peut être convoqué par 📲 SMS et/ou 📧 mail. 1 - Accédez au tableau de convocations Les convocations sont envoyées le matin aux alentours de 9h. 📣 Exemple : si vous convoquez les membres le soir à 18h, ils recevront un résumé de tPeu de lectures

• Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre

  1 - Recherchez un membre 🔎 Cliquez sur l'onglet "Communauté" Puis sur le sous-menu "Membres" Cherchez le membre à modifier / vérifier Comment trouver un membre 2 - Accédez à sa fiche 📁 3 - Sauvegardez le(s) changement(s) ✅ Vous devez "relancer une convocationPeu de lectures

• Vérifier l'état d'envoi des mails / SMS des convocations (voyants de couleur)

  Pour s'assurer de la bonne réception des convocations envoyées automatiquement depuis notre module, Vous pouvez regarder la couleur des voyants à gauche d'un membre.Peu de lectures

• Relancer une convocation non-envoyée

  Le voyant est rouge dans votre module de convocations ? 🔴 1 - Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre 2 - Relancer une convocation 🔄 Après le(s) changement(s) de coordonnées dans la fiche Membre, Retournez dans le tableau de convocation, Re-enregistrez le match 💾 (Le bouton de sauvegarde se trouve à gauche de chaque ligne d'un match). Si le bouton est grisé : toutes les informations présentesPeu de lectures

• Un email de convocations n'a pas été envoyé/reçu, que faire ? (spam / courrier indésirable)

  Un membre de votre club n'a pas reçu sa convocation ? Voici comment gérer cette situation : 1. Vérifiez l'état d'envoi du mail directement sur cette convocation 🔎 Sur le tableau de convocation, cherchez la convocation qui pose problème. → Vérifier la couleur du voyant. En : le message est en attente d'être envoyé (généralement la convocation est dans plus de 15 jours et le message ne partira que 2 semaines avant). En color 17db84 (vertPeu de lectures

• Re-synchroniser un match avec les données de la fédération (dans le tableau de convocations)

  ℹ️ Notre logiciel récupère et met à jour les informations du tableau de convocations chaque jour. 🔄 ➡️ Si jamais une modification n'a pas été prise en compte, vous pouvez redemander une synchronisation à n'importe quel moment de la journée : Voici comment relancer la *synchronisation des données d'un match : mettre à jour la date, l'heure, le lieu du match.  1 - Accédez au tableau de Convocations 2 - Trouvez le match à mettre à jour Vous pouvez naviguer parmi les semaines, et paPeu de lectures

• Paramétrer comment convoquer ses membres (Mails et/ou SMS)

  Cette option de convocations par SMS peut être complémentaire aux mails ou remplacer les mails, pour tous vos membres ou seulement certains. Vous pouvez donc convoquer : des membres par SMS uniquement. 📲 des membres par MAILS uniquement. 📧 des membres par MAILS ET par SMS. 📧 📲 Voici comment paramétrer l'option de convocations de vos membres : A - Personnaliser les options poPeu de lectures

• Flèches vers le haut / bas dans le tableau de convocations - Explications

  Quand vous souhaitez choisir un membre d'une équipe dans votre tableau de convocations, certaines équipes ont des flèches vers le haut et vers le bas. 🤔 Dans cet exemple, les U13F1 ont une flèche vers le haut et les U17 M1 une flèche vers le bas C'est normal. 😊 Nous affichons automatiquement l'équipe qui joue juste avant / après un match. Dans le cas où : il n'yPeu de lectures

• Accédez au site de la fédération depuis le tableau de Convocations

  Depuis le tableau de Convocations, un bouton vous permet d'accéder pour chaque match aux informations de la fédération. Voici où il est situé : Voici où est situé l'icône pour accéder au site de la fédération Voir aussi : Le bouton à gauche permet de re-synchroniser un match avec les données de la fédération (dans le tableau de convocations) (/fr/article/re-synPeu de lectures

• Ajouter les convocations à mon agenda Google

  Vous souhaitez avoir toutes vos convocations de la saison dans votre agenda ? Voici comment faire. 1 - Ouvrez un email avec une convocation 🧑🏻‍💻 Depuis les emails de convocations que vous recevez de la part du club, cliquez sur le lien correspondant au type d'agenda dans lequel vous souhaitez ajouter vos convocations. Lien depuis l'email de convocations Si vous utilisez GooglPeu de lectures

Paramètres du tableau de convocations

• Ajouter un commentaire privé / public dans le tableau de convocations

  Une note privée à laisser aux autres administrateurs ? 📝 Un commentaire public à formuler sur un match ? ℹ️ → Sur chaque ligne du tableau de convocation, vous pouvez ajouter un message privé ou public si besoin. 💬 Les 2 cases pour rentrer un message 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "EspacePopulaire

• Paramétrer les règles de gestion d'une équipe (pour le tableau de convocations)

  Pour gagner du temps dans la convocation des bénévoles chaque week-end, prédéfinissez des règles de gestion 1 - Choisissez l’équipe à gérer Dans l’onglet "Équipes", cliquez sur l’équipe de votre choix Sélectionnez l'équipe de votre choix 2 - Choisissez la fenêtre « Règles de gestion » Si cette équipe est arbitrée par des arPeu de lectures

• Filtrer l'affichage des matchs dans le tableau de convocations (domicile, extérieur, lieu, équipe)

  Le tableau de convocations a un bouton pour filtrer l'affichage des matchs de la semaine. Vous pouvez choisir entre plusieurs options ☑️ Matchs à domicile ☑️ Matchs à l'extérieur ☑️ Matchs d'un lieu en particulier ☑️ Matchs d'une équipe en particulier Pour filtrer l'affichage des matchs du tableau de convocation : 1 - Accédez au tableau de convoPeu de lectures

• Imprimer/Exporter en PDF le tableau du week-end

  Il est possible d' imprimer, ou simplement exporter (en PDF) le tableau de convocations 🖨 Tous les matchs s'affichent dans ce document, qu'ils soient validés ou non. color 004580 (ℹ️ L'ordre d'affichage des matchs dans le tableau est trié selon l'ordre d'affichage des équipes dans l'onglet "Équipes" Plus d'informations : Modifier l'ordre d'affichage des équipes (widgets, espace d'admin, tableau de convocations) (/fr/article/modifier-lordre-daffichage-des-equipes-widgets-espace-dadmPeu de lectures

• Modifier la date, l'heure ou le lieu d'un match sur le tableau de convocations

  Si votre demande de dérogation pour un match a été acceptée mais pas encore mise à jour sur le site de la fédération, → vous pouvez quand même modifier directement le tableau de convocations en attendant 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la paPeu de lectures

• Modifier l'adresse e-mail de copie des convocations

  Pour modifier l'adresse e-mail d'envoi des convocations via le tableau : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/3Peu de lectures

• Modifier les paramètres d'affichage du tableau de convocations

  Pour modifier les paramètres d'affichage du tableau de convocations : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/3-maPeu de lectures

• Créer / ajouter un nouveau type de convocations (rôle / tâche)

  Sur le tableau de convocations, vous pouvez ajouter les tâches de votre choix pour convoquer un ou plusieurs bénévoles. Par exemple : essayez de créer le type de convocation suivant : "Scoreur officiel" 1 - Accédez à la page "Types de convocations" 🧑🏻‍💻 Dans le menu latéral, c'est un sous-menu de l'onglet "Convocations" Où se trouve la page "Types de convocations" 2 - CliPeu de lectures

• Modifier / supprimer un type de convocation dans le tableau de convocations

  ℹ️ Le tableau de convocations affiche autant de colonnes que de types de convocations. Pour modifier ou supprimer une ou plusieurs types(s) de convocations : 1 - Accédez à la page "Types de convocations" 🧑🏻‍💻 Dans le menu latéral, c'est un sous-menu de l'onglet "Convocations" Où se trouve la page "Types de convocations" 2 - Cliquez sur l'un de 2 boutons en dessouPeu de lectures

• Modifier le lien vers la page de convocation (dans les mails)

  Pour modifier le lien vers la page de convocation à la fin de chaque mail : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff2475800Peu de lectures

• Désigner une équipe comme "responsable d’une tâche" (dans le tableau de convocations)

  💡 Ce n'est pas une fonctionnalité de base dans le tableau de convocations, → Mais grâce à une petite bidouille, vous pouvez désigner une équipe comme responsable d'une tâche de bénévolat. 😉 Il faut simplement créer un membre qui s'appelle : Prénom : Équipe Nom : "Catégorie de l'équipe", Mail : indiquez le mail du responsable d'équipe. Une fois dans le tableau de convocations, quand vous désignerez une équipe comme *"responsable d'une tâche"Peu de lectures

• Modifier le texte dans l'e-mail de convocation

  Pour modifier le texte dans l'e-mail de convocation : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/3-manieres-dacceder-Peu de lectures

• Exporter en CSV (format tableur) le tableau de convocations du week-end

  Il est possible d' exporter en CSV le tableau de convocations 📊 Tous les matchs s'affichent dans ce document, qu'ils soient validés ou non. 1 - Accédez au tableau de convocations 🧑🏻‍💻 Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocationPeu de lectures

• Créer/Installer le widget du module convocations sur son site internet

  Le module convocations peut s'afficher automatiquement sur votre site internet pour informer le club en continu des convocations de chaque semaine. 1 - Créez le widget Accédez à la page widgets et créez un nouveau widget Onglet Widgets Bouton "Créer un widget" Choisissez le widget convocations dans la liste La liste de tous les widgets possibles (https://stoPeu de lectures

• Afficher / masquer le numéro de licence sur le widget et l'impression

  Pour afficher / masquer le numéro de licence sur le widget et l'impression : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/dPeu de lectures

• Modifier l'adresse e-mail de réponse des convocations

  Pour modifier l'adresse e-mail de réponse des convocations via le tableau : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff2475800Peu de lectures

Droits

• Modifier / Supprimer les droits pour accéder au tableau de convocations

  Vous souhaitez supprimer l'accès au tableau de convocations à une ou plusieurs personne(s) ? 1 - Via l’onglet communauté, fenêtre administrateur Cherchez parmi la liste des administrateurs, la ou les personne(s) à retirer Cliquez sur la croix rouge pour supprimer un administrateur ❌ La croix rouge pour supprimer un admin se situe à droite de celui-ci 2 - Via la fiche dPeu de lectures

• Donner les droits pour accéder au tableau de convocations (Ajouter un autre administrateur)

  Pour donner la possibilité à d'autres membres d'accéder, modifier et utiliser le tableau de convocations, Nommez la ou les personne(s) de votre choix en tant qu'administrateur . 1 - Via l’onglet communauté, fenêtre "Administrateurs" 1.1 Accédez à la page "Administrateurs" de l'onglet communauté Page avec la liste des "Administrateurs" 1.2 Cliquez sur le bouPeu de lectures

• Calculer le temps de trajet de ses matchs à l'extérieur

  Dans l'heure de convocation, en plus du temps par défaut configuré (Voir article Paramétrer les règles de gestion d'une équipe (pour le tableau de convocations), ajoutez le temps de trajet pour convoquer vos membres. Cliquez sur "Ajouter le temps de trajet" pour calculer le temps de route (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/image1gt9p3m.Peu de lectures