Bien débuter sur ce module

• GUIDE - Découverte et prise en main du module de convocations

  Voici un guide pour prendre en main le module de gestion de convocations. 📖 Introduction : comment accéder au tableau de convocations ? Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdeskQuelques lectures

Membres

• Créer un groupe (de membres)

  Vous pouvez classer vos membres selon des groupes. C'est utile par exemple pour le module de convocations. 1 - Accédez à l'espace d'administration de votre club → http://admin.scorenco.com/ 2 - Accéder à la fenêtre Groupes Cliquez sur l'onglet Communauté sur la barre latérale de gauche Choisissez la fenêtre Groupes 3 - Cliquez sur Créer un groupe Une fenêtre vPeu de lectures

• Ajouter un membre à un groupe

  Les groupes sont surtout utiles pour le planificateur de bénévole. Il existe plusieurs manières d' ajouter un membre à un groupe : Soit en rajoutant un membre dans un groupe via les options d'un groupe Soit en affectant un membre dans un ou plusieurs groupe(s) via la fiche d'un membre color 004580 (TechniquPeu de lectures

• Modifier ou supprimer un groupe (de membres)

  Pour éditer (modifier ou supprimer) un groupe, voici comment faire : 1 - Choisissez le groupe à éditer 🔎 parmi le ou les groupes déjà existant(s) Accédez aux groupes de membres 2 - Cliquez sur une des deux icônes pour effectuer une action ✏️ Le crayon permet de modifier le groupe (le nom, la couleur ou l'émoji associé) ❌ La croix rouge permet de supprimePeu de lectures

• Modifier l'historique de bénévolat

  Vous pouvez ajuster l'historique de bénévolat d'un membre en ajoutant ou supprimant une mission de bénévolat. 💡 L'historique de bénévolat se met automatiquement à jour lors d'une convocation sur le planificateur ! 🤖 1 - Accédez à la fiche d'un membre 🔎 Dans l'onglet Communauté, cherchez une membre avec la barre de recherche Communauté Membres Barre de recherche (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/trouver-un-membre-communaute-a7i69dx.pPeu de lectures

• Exempter un membre de bénévolat

  Vous pouvez exempter un membre de bénévolat. 1 - Accédez à la fiche d'un membre 🔎 Dans l'onglet Communauté, cherchez une membre avec la barre de recherche Communauté Membres Barre de recherche 2 - Cochez la case dédiée ✅ " Ce membre est exempt de bénévolat " 3 - Enregistrez cette modification 💾 Cliquez sur le bouton vert 🟩 "Modifier" 🟩 Exempter quelqu'unPeu de lectures

• Consulter l'historique de bénévolat d'un membre

  Vous souhaitez savoir qui a n'a pas encore participé / ou remercier tous ceux qui ont participé lors d'une saison en tant que bénévole ? 💡 L'historique de bénévolat se met automatiquement à jour lors d'une convocation sur le tableau de convocations ! 🤖 1 - Accédez à la fiche d'un membre 🔎 Dans l'onglet Communauté, cherchez une membre avec la barre de recherche Communauté Membres Barre de recherche (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/trouvPeu de lectures

• Consulter l'historique des convocations sur une équipe

  1️⃣ Rendez-vous sur l'espace d'administration 2️⃣ Allez dans l'onglet "Équipes" dans le . Onglet Equipes dans le menu à gauche 3️⃣ Cliquez sur l'équipe dont vous souhaitez consulter . 4️⃣ Allez dans l'onglet "ConPeu de lectures

Convocation

• Convoquer un membre

  1 - Accédez au tableau de convocations Les convocations sont envoyées le matin aux alentours de 9h. Exemple : si vous convoquez les membres le soir à 18h, ils recevront un résumé de toutes leurs convocations à venir le lendemain vers 9h. Si la convocation est prévue dans les 48h, le mail et/ou le SMS est envoyé directement. Depuis l'espacePeu de lectures

• Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre

  1 - Recherchez un membre 🔎 Cliquez sur l'onglet "Communauté" Puis sur le sous-menu "Membres" Cherchez le membre à modifier / vérifier Comment trouver un membre 2 - Accédez à sa fiche 📁 3 - Sauvegardez le(s) changement(s) ✅ Vous devez "relancer une convocationPeu de lectures

• Vérifier l'état d'envoi des mails / SMS des convocations (voyants de couleur)

  Pour s'assurer de la bonne réception des convocations envoyées automatiquement depuis notre module, Vous pouvez regarder la couleur des voyants à gauche d'un membre.Peu de lectures

• Relancer une convocation non-envoyée

  Le voyant est rouge dans votre module de convocations ? 🔴 1 - Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre 2 - Relancer une convocation 🔄 Après le(s) changement(s) de coordonnées dans la fiche Membre, Retournez dans le tableau de convocation, Re-enregistrez le match 💾 (Le bouton de sauvegarde se trouve à gauche et à droite de chaque ligne d'un match). 💡 Seul le membre ayant une erreur dans ses coordonnéPeu de lectures

Paramètres du tableau de convocations

• Imprimer/Exporter en PDF le tableau du week-end

  Il est possible d' imprimer, ou simplement exporter (en PDF) le tableau de convocations 🖨 Tous les matchs s'affichent dans ce document, qu'ils soient validés ou non. 1 - Lancer le tableau de convocations 🧑🏻‍💻 Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accédPeu de lectures

• Paramétrer les règles de gestion d'une équipe (pour le tableau de convocations)

  Pour gagner du temps dans la convocation des bénévoles chaque week-end, prédéfinissez des règles de gestion 1 - Choisissez l’équipe à gérer Dans l’onglet "Équipes", cliquez sur l’équipe de votre choix Sélectionnez l'équipe de votre choix 2 - Choisissez la fenêtre « Règles de gestion » Si cette équipe est arbitrée par des arPeu de lectures

• Modifier l'adresse e-mail de copie des convocations

  Pour modifier l'adresse e-mail d'envoi des convocations via le tableau : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/3Peu de lectures

• Modifier la date, l'heure ou le lieu d'un match sur le tableau de convocations

  Si votre demande de dérogation pour un match a été acceptée mais pas encore mise à jour sur le site de la fédération, → vous pouvez quand même modifier directement le tableau de convocations en attendant 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la paPeu de lectures

• Re-synchroniser le planning d'une compétition via la fédération (dans le tableau de convocations)

  Notre logiciel récupère et met à jour les informations du tableau de convocations chaque jour. Si jamais une modification n'a pas été prise en compte, vous pouvez redemander une synchronisation à n'importe quel moment de la journée. pour relancer la synchronisation de certains matchs : mettre à jour la date, l'heure, le lieu du match.  pour demander à récupérer des matchs manquants pour certaines équipes : exemple nouveau tour de coupe manquant...  1 - Accédez au tableau de convocatioPeu de lectures

• Modifier les paramètres d'affichage du tableau de convocations

  Pour modifier les paramètres d'affichage du tableau de convocations : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/3-maPeu de lectures

• Modifier le texte dans l'e-mail de convocation

  Pour modifier le texte dans l'e-mail de convocation : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/3-manieres-dacceder-Peu de lectures

• Créer / ajouter une nouvelle tâche dans le tableau de convocations

  Sur le tableau de convocations, vous pouvez ajouter les tâches de votre choix pour convoquer un ou plusieurs bénévoles. Par exemple : essayez de créer la tâche "Scoreur officiel" 1 - Accédez à la page "Tâches de Bénévolats" 🧑🏻‍💻 Dans le menu latéral, c'est un sous-menu de l'onglet "Club" Où se trouve la page "Tâches de bénévolats" 2 - Cliquez sur le bouton "Ajouter une tâPeu de lectures

• Filtrer l'affichage des matchs dans le tableau de convocations (domicile et/ou extérieur, et/ou par lieu)

  Le tableau de convocations a un bouton pour filtrer l'affichage des matchs de la semaine. Vous pouvez choisir entre plusieurs options ☑️ Matchs à domicile ☑️ Matchs à l'extérieur ☑️ Matchs d'un lieu en particulier Pour filtrer l'affichage des matchs du tableau de convocation : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur laPeu de lectures

• Modifier le lien vers la page de convocation (dans les mails)

  Pour modifier le lien vers la page de convocation à la fin de chaque mail : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff2475800Peu de lectures

• Modifier / supprimer une tâche de bénévolat dans le tableau de convocations

  ℹ️ Le tableau de convocations affiche autant de colonnes que de tâches de bénévolat. Pour modifier ou supprimer une ou plusieurs tâche(s) de bénévolat : 1 - Accédez à la page "Tâches de Bénévolats" 🧑🏻‍💻 Dans le menu latéral, c'est un sous-menu de l'onglet "Club" Où se trouve la page "Tâches de bénévolats" 2 - Cliquez sur l'un de 2 boutons en dessous de la tâche à modPeu de lectures

• Exporter en CSV (format tableur) le tableau de convocations du week-end

  Il est possible d' exporter en CSV le tableau de convocations 📊 Tous les matchs s'affichent dans ce document, qu'ils soient validés ou non. 1 - Accédez au tableau de convocations 🧑🏻‍💻 Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocationPeu de lectures

• Désigner une équipe comme "responsable d’une tâche" (dans le tableau de convocations)

  💡 Ce n'est pas une fonctionnalité de base dans le tableau de convocations, → Mais grâce à une petite bidouille, vous pouvez désigner une équipe comme responsable d'une tâche de bénévolat. 😉 Il faut simplement créer un membre qui s'appelle : Prénom : Équipe Nom : "Catégorie de l'équipe", Mail : indiquez le mail du responsable d'équipe. Une fois dans le tableau de convocations, quand vous désignerez une équipe comme *"responsable d'une tâche"Peu de lectures

• Modifier l'adresse e-mail de réponse des convocations

  Pour modifier l'adresse e-mail de réponse des convocations via le tableau : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff2475800Peu de lectures

• Créer/Installer le widget du module convocations sur son site internet

  Le module convocations peut s'afficher automatiquement sur votre site internet pour informer le club en continu des convocations de chaque semaine. 1 - Créez le widget Accédez à la page widgets et créez un nouveau widget Onglet Widgets Bouton "Créer un widget" Choisissez le widget convocations dans la liste La liste de tous les widgets possibles (https://stoPeu de lectures

• Ajouter un commentaire privé / public dans le tableau de convocations

  Une note privée à laisser aux autres administrateurs ? 📝 Un commentaire public à formuler sur un match ? ℹ️ → Sur chaque ligne du tableau de convocation, vous pouvez ajouter un message privé ou public si besoin. 💬 Les 2 cases pour rentrer un message 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "EspacePeu de lectures

• Afficher / masquer le numéro de licence sur le widget et l'impression

  Pour afficher / masquer le numéro de licence sur le widget et l'impression : 1 - Accédez au tableau de convocations Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : 1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓 2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard) 3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆 3 manières d'accéder au tableau des convocations (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/dPeu de lectures

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Droits

• Modifier / Supprimer les droits pour accéder au tableau de convocations

  Vous souhaitez supprimer l'accès au tableau de convocations à une ou plusieurs personne(s) ? 1 - Via l’onglet communauté, fenêtre administrateur Cherchez parmi la liste des administrateurs, la ou les personne(s) à retirer Cliquez sur la croix rouge pour supprimer un administrateur ❌ La croix rouge pour supprimer un admin se situe à droite de celui-ci 2 - Via la fiche dPeu de lectures

• Donner les droits pour accéder au tableau de convocations (Ajouter un autre administrateur)

  Pour donner la possibilité à d'autres membres d'accéder, modifier et utiliser le tableau de convocations, Nommez la ou les personne(s) de votre choix en tant qu'administrateur . 1 - Via l’onglet communauté, fenêtre "Administrateurs" 1.1 Accédez à la page "Administrateurs" de l'onglet communauté Page avec la liste des "Administrateurs" 1.2 Cliquez sur le bouPeu de lectures