Convoquer un membre

1 - Accédez au tableau de convocations

Les convocations sont envoyées le matin aux alentours de 9h.
Exemple : si vous convoquez les membres le soir à 18h, ils recevront un résumé de toutes leurs convocations à venir le lendemain vers 9h.

Si la convocation est prévue dans les 48h, le mail et/ou le SMS est envoyé directement.

Pour que les convocations d'un match soient envoyées, le statut du match doit être passé de "En attente" à "Validé"

Depuis l'espace d'administration de Score'n'co :

1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓
2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard)
3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆

2 - Attribuez un rôle à un bénévole

Pour chaque match, cliquez sur la flèche du bas (🔽) dans chaque colonne pour faire apparaître la liste des membres à convoquer.



Si vous avez déjà défini des groupes en amont, vous pouvez choisir parmi ces groupes en appliquant le filtre de votre choix en dessous de la barre de recherche.

3 - Enregistrez la ou les convocation(s)

Cliquez sur le bouton de sauvegarde (💾) :
- à gauche du tableau
- à droite du tableau. Si besoin, pour le faire apparaître, faites glisser le tableau sur la gauche.



✅ Dès la validation de vos convocations, le mail est en attente pour être envoyé le lendemain matin. Si la convocation est prévue dans les 48h, le mail part directement.
Si vous avez choisi l’option SMS, les membres seront contactés le lendemain matin via ce canal de communication, ou directement si la convocation est dans les 48h.

⏰ 2 à 3 jours avant un match où il est convoqué, le membre recevra un mail de rappel pour le rôle de son week-end.

ℹ️ Des petits points de couleurs vous indiquent si le membre a bien été convoqué, et par quel canal.

Le 1er point (celui de gauche) concerne l'envoi des convocations par mails.
Le 2e point (celui de droite) concerne l'envoi des convocations par SMS (si vous avez activé cette option, le 1er numéro de téléphone est utilisé).

Un petit point vert s'affiche à gauche du membre si le message est bien parti.
Un petit point rouge s'affiche si jamais ça n’a pas marché (souvent c'est parce l’adresse email ne marche pas)
→ Comment vérifier / modifier les coordonnées d'un membre

Un petit point bleu s'affiche car le message est en attente d'être envoyé (généralement la convocation est dans plus de 15 jours et le message ne partira que 2 semaines avant).

Vous pouvez cliquer sur les petits points pour accéder à plus de détails concernant l'envoi de la convocation :
→ L'email a t-il été envoyé ? reçu ? ouvert ?



Continuer la lecture :
Comment relancer une convocation non-envoyée

Mis à jour le : 05/09/2023