GUIDE - Découverte et prise en main du module de convocations

Voici un guide pour prendre en main le module de gestion de convocations. 📖

Pour découvrir rapidement le module dans une vidéo résumé de 2 minutes :


Introduction : comment accéder au tableau de convocations ?

Depuis l'espace d'administration de Score'n'co :

1 - Bouton "Espace convocations" dans le menu "Convocations" 🗓
2 - Bouton "Espace convocations" sur la page d'accueil (Dashboard)
3 - Bouton "Espace convocations" sur la page "Matchs" 📆

1 - Renseigner les effectifs 👥

Dans l'onglet Communauté :
Ajouter un membre
Importer des membres avec un tableur

Si besoin :
Supprimer un membre

Dans la fiche de chaque membre, vous pourrez voir l'historique de bénévolat.
Consulter l'historique de bénévolat d'un membre
Consulter l'historique des convocations sur une équipe
Exempter un membre de bénévolat

Si besoin :
Modifier l'historique de bénévolat

2 - Créer les groupes 👍🏻

Pour filtrer les membres par rôle, créez des groupes dédiés, et ajoutez-y les membres concernés.
Créer un groupe

Ajouter un membre à un groupe (méthode d'ajout individuel)
Ajouter rapidement un groupe / un genre à tous les membres (méthode d'ajout groupé)

Si besoin :
Supprimer un membre d'un groupe
Modifier ou supprimer un groupe (de membres)

3 - Vérifier les équipes ✅

Dans les onglets, Informations et Effectif
Ajoutez les joueurs :
Ajouter un joueur dans une équipe

4 - Personnaliser le tableau selon vos besoins

Personnalisez le tableau avec les types de convocations de votre choix :
Créer / ajouter un nouveau type de convocations (rôle / tâche)
Modifier / supprimer un type de convocation dans le tableau de convocations

5 - Définir les règles de gestion pour chaque équipe ⚙️

Dans l'onglet Équipes, choisissez une équipe.
Puis dans Règles de gestion, rentrez les informations nécessaires.

Plus d'informations ici :
Paramétrer les règles de gestion d'une équipe (pour le tableau de convocations)

( 💡 N'oubliez pas d'enregistrer avant de fermer la page)

6 - Vérifier les paramètres du tableau de convocations ⚙️

Dans le tableau de convocations, cliquez sur le bouton d'option en haut à droite pour afficher les options.

Vous pouvez :

Modifier les paramètres d'affichage du tableau de convocations
Filtrer l'affichage des matchs dans le tableau de convocations (domicile et/ou extérieur, et/ou par lieu)
Modifier l'adresse e-mail de copie des convocations
Modifier l'adresse e-mail de réponse des convocations
Modifier le texte dans l'e-mail de convocation
Modifier le lien vers la page de convocation (dans les mails)
Afficher / masquer le numéro de licence sur le widget et l'impression

7 - Puis planifier au quotidien 🗓

Toutes les actions en amont ont permis le bon paramétrage du logiciel.
Désormais, profitez du module en convoquant chaque membre toutes les semaines.

Défilez chaque semaine avec les flèches prévues, ou cliquez sur le calendrier pour accéder directement à la semaine de votre choix rapidement.

Convoquer un membre
Des voyants de couleurs vous indiquent si le message a bien été envoyé : vert, rouge, ou bleu (si le message est en attente.)

Paramétrer comment convoquer ses membres (Mails et/ou SMS)

Pour que les convocations soient bien envoyées, le statut du match doit être passé en "Validé"
Les convocations sont envoyées le matin aux alentours de 9h.
Exemple : si vous convoquez les membres le soir à 18h, ils recevront un résumé de toutes leurs convocations à venir le lendemain vers 9h.
Si la convocation est prévue dans les 48h, le mail et/ou le SMS est envoyé directement.

Si vous êtes plusieurs à gérer le document et que vous souhaitez vous laisser une note entre vous, ou que vous souhaitez ajouter un commentaire public sur un match :
→ Deux colonnes sont à disposition pour ajouter du texte privée ou public :
Ajouter un commentaire privé / public dans le tableau de convocations

Si besoin :
Un email de convocations n'a pas été envoyé/reçu, que faire ?
→ Vérifier l'état d'envoi des mails / SMS des convocations (voyants de couleur)
→ Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre
→ Relancer une convocation non-envoyée

💡 👥 À côté de chaque équipe, vous pouvez voir rapidement la liste des membres de l'équipe : Staff, joueurs ou joueuses.



À côté, se trouve 2 autres boutons :
- Un bouton "flèche" pour re-synchroniser un match avec les données de la fédération (dans le tableau de convocations)

- Un bouton "document" pour accéder au site de la fédération depuis le tableau de Convocations

Si le tableau de convocations n'est pas à jour, vous avez 5 solutions :

Le site de la fédération est à jour et :

Si plusieurs matchs de la semaine ne sont pas à jour : re-synchroniser la liste des matchs de la semaine via la fédération (dans le tableau de convocations)

Si un match n'est pas à jour : re-synchroniser un match avec les données de la fédération (dans le tableau de convocations)

Si un match n'est pas à jour : Re-synchroniser un match avec les données de la fédération (depuis l'onglet "Matchs")

Si une compétition ou une catégorie n'est pas match :
Re-synchroniser le planning d'une compétition via la fédération (dans l'onglet Matchs)

Ou si le site de la fédération n'est pas encore à jour.
Là, vous pouvez manuellement modifier la date, l'heure ou le lieu d'un match sur le tableau de convocations

Pour information, par défaut le lieu d'un match est celui renseigné dans les règles de gestion d'une équipe.
Si vous souhaitez ajouter un nouvel équipement dans la liste :
Ajouter un équipement sportif

Vous pouvez exporter le tableau si vous souhaitez l'imprimer ou le réutiliser :
Imprimer/Exporter en PDF le tableau du week-end
Exporter en CSV (format tableur) le tableau de convocations du week-end

8 - Donner les droits à d'autres membres du club

Si vous souhaitez permettre à plusieurs personnes de s'occuper du tableau de convocations, donnez-leur les droits d'accès.
→ Tous les administrateurs peuvent accéder et modifier le tableau de convocations.

Donner les droits pour accéder au tableau de convocations (Ajouter un autre administrateur)
Modifier / Supprimer les droits pour accéder au tableau de convocations

9 - Ajouter le widget de ce tableau de convocations votre site internet

Pour afficher ce tableau automatiquement sur votre site, créez le widget convocations !
Créer/Installer le widget du module convocations sur son site internet

10 - Découvrir visuellement le tableau de convocations

📚 Retrouvez tous les articles dédiés à ce module dans la catégorie Module convocations de ce blog.


💡 Un onglet Résumé, dans le menu Convocations, vous permet de suivre votre état d'avancement dans la découverte et la prise en main du module.


Si besoin, n'hésitez pas à nous contacter avec la bulle bleue en bas à droite de votre écran 💬
Ou via notre adresse de contact : 📧 contact@scorenco.com

Bonne utilisation du module de convocations 😊
Score'dialement 🔵🟢

Mis à jour le : 09/04/2024