Un email de convocations n'a pas été envoyé/reçu, que faire ? (spam / courrier indésirable)
Un membre de votre club n'a pas reçu sa convocation ?
Voici comment gérer cette situation :
Sur le tableau de convocation, cherchez la convocation qui pose problème.
→ Vérifier la couleur du voyant.
En bleu : le message est en attente d'être envoyé (généralement la convocation est dans plus de 15 jours et le message ne partira que 2 semaines avant).
En vert : le message est bien parti.
En rouge : le message n’a pas été envoyé.
En cliquant sur les boutons de couleurs, vous pouvez avoir plus de détails : mail envoyé ? mail reçu dans les spams ? mail ouvert ?.
Voici un article pour aller plus loin si besoin : Vérifier l'état d'envoi des mails / SMS des convocations (voyants de couleur)
→ Contactez le membre pour lui indiquer :
1.1. Allez dans le dossier spams / courriers indésirables
1.2. Puis selon les logiciels de messageries :
- Outlook : Sélectionner l'adresse de "contact@scorenco.com" et cliquez sur l'icône de corbeille pour l'enlever de la liste des emails de courrier indésirable
- Gmail : Ouvrez le mail de Score'n'co et cliquez sur "Signaler comme non-spam" (dans le menu Plus)
- Orange : Cochez les mails concernés, cliquez sur l'icône des deux drapeaux et sélectionnez "Marquer comme non spam"
- Autres : contactez-nous par mail : contact@scorenco.com ou via la bulle de conversation en bas à droite.
1.3. Ajoutez dans vos contacts ce mail : "contact@scorenco.com".
→ Corrigez l'adresse mail du membre dans sa fiche membre
Voici un article pour vous aider si besoin : Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre
→ Demandez au membre, une autre adresse mail,
ou
→ Demandez au membre de libérer de l'espace de stockage dans sa boite mail (supprimer des mails / supprimer des fichiers sur son drive associé, comme sur Gmail).
Une fois le retour du membre pour vous indiquer que les changements ont été effectués.
Retournez dans le tableau de convocation, et re-enregistrez le match qui concerne la convocation non-envoyée/reçue
(Le bouton de sauvegarde se trouve à gauche de chaque ligne d'un match).
→ Seul le membre ayant eu le problème de convocation recevra une nouvelle convocation. 🔔
Rappel : les convocations sont envoyées le matin aux alentours de 9h. Exemple : si vous convoquez les membres le soir à 18h, ils recevront un résumé de toutes leurs convocations à venir le lendemain vers 9h. Seules les convocations prévues dans les 48h sont envoyées directement.
Pour que les convocations d'un match soient envoyées, le statut du match doit être passé de "En attente" à "Validé"
Voici un article pour vous aider si besoin : Relancer une convocation non-envoyée
Si besoin, n'hésitez pas à nous contacter avec la bulle bleue en bas à droite de votre écran 💬
Ou via notre adresse de contact : 📧 contact@scorenco.com
Voici comment gérer cette situation :
1. Vérifiez l'état d'envoi du mail directement sur cette convocation 🔎
Sur le tableau de convocation, cherchez la convocation qui pose problème.
→ Vérifier la couleur du voyant.
En bleu : le message est en attente d'être envoyé (généralement la convocation est dans plus de 15 jours et le message ne partira que 2 semaines avant).
En vert : le message est bien parti.
En rouge : le message n’a pas été envoyé.
En cliquant sur les boutons de couleurs, vous pouvez avoir plus de détails : mail envoyé ? mail reçu dans les spams ? mail ouvert ?.
Voici un article pour aller plus loin si besoin : Vérifier l'état d'envoi des mails / SMS des convocations (voyants de couleur)
2. Gérez le problème 🛠️
Si le mail n'est pas délivré, car le mail est arrivé dans les spams / courriers indésirables 🗑️
→ Contactez le membre pour lui indiquer :
1.1. Allez dans le dossier spams / courriers indésirables
1.2. Puis selon les logiciels de messageries :
- Outlook : Sélectionner l'adresse de "contact@scorenco.com" et cliquez sur l'icône de corbeille pour l'enlever de la liste des emails de courrier indésirable
- Gmail : Ouvrez le mail de Score'n'co et cliquez sur "Signaler comme non-spam" (dans le menu Plus)
- Orange : Cochez les mails concernés, cliquez sur l'icône des deux drapeaux et sélectionnez "Marquer comme non spam"
- Autres : contactez-nous par mail : contact@scorenco.com ou via la bulle de conversation en bas à droite.
1.3. Ajoutez dans vos contacts ce mail : "contact@scorenco.com".
Si le mail n'est pas délivré, car l'adresse mail n'existe pas ❌
→ Corrigez l'adresse mail du membre dans sa fiche membre
Voici un article pour vous aider si besoin : Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre
Si le mail n'est pas délivré, car l'adresse mail est pleine 🗃️
→ Demandez au membre, une autre adresse mail,
ou
→ Demandez au membre de libérer de l'espace de stockage dans sa boite mail (supprimer des mails / supprimer des fichiers sur son drive associé, comme sur Gmail).
Une fois le retour du membre pour vous indiquer que les changements ont été effectués.
3. Relancez la convocation non envoyée 🔄
Retournez dans le tableau de convocation, et re-enregistrez le match qui concerne la convocation non-envoyée/reçue
(Le bouton de sauvegarde se trouve à gauche de chaque ligne d'un match).
→ Seul le membre ayant eu le problème de convocation recevra une nouvelle convocation. 🔔
Rappel : les convocations sont envoyées le matin aux alentours de 9h. Exemple : si vous convoquez les membres le soir à 18h, ils recevront un résumé de toutes leurs convocations à venir le lendemain vers 9h. Seules les convocations prévues dans les 48h sont envoyées directement.
Pour que les convocations d'un match soient envoyées, le statut du match doit être passé de "En attente" à "Validé"
Voici un article pour vous aider si besoin : Relancer une convocation non-envoyée
Si besoin, n'hésitez pas à nous contacter avec la bulle bleue en bas à droite de votre écran 💬
Ou via notre adresse de contact : 📧 contact@scorenco.com
Mis à jour le : 09/04/2024
Merci !