> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://aide.scorenco.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # GUIDE - Découverte et prise en main du module de convocations Voici un **guide** pour prendre en main le **module de gestion de convocations**. 📖 ${color}[#004580](Pour découvrir rapidement le module dans une vidéo résumé de 2 minutes : ) ${youtube}[Module Convocations - TUTORIEL et PRISE EN MAIN](B4ViOdJ0gpY) __Introduction__ : comment accéder au tableau de convocations ? Depuis l'espace d'administration de Score'n'co : * 1 - Bouton **"Espace convocations"** dans le menu "Convocations" 🗓 * 2 - Bouton **"Espace convocations" **sur la page d'accueil (Dashboard) * 3 - Bouton **"Espace convocations"** sur la page "Matchs" 📆 ![3 manières d'accéder au tableau des convocations](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/3-manieres-dacceder-au-tableau_idpki1.png) ### 1 - Renseigner les effectifs 👥 Dans l'onglet _Communauté_ : * [Ajouter un membre](/fr/article/ajouter-un-membre-1wq32iq/) * [Importer des membres avec un tableur](/fr/article/importer-des-membres-sur-scorenco-1vwdl9i/) Si besoin : * [Supprimer un membre](/fr/article/supprimer-un-membre-jmz9j2/) Dans la fiche de chaque membre, vous pourrez voir l'historique de bénévolat. * [Consulter l'historique de bénévolat d'un membre](https://aide.scorenco.com/fr/article/consulter-lhistorique-de-benevolat-dun-membre-12gfu2t/) * [Consulter l'historique des convocations sur une équipe](/fr/article/consulter-lhistorique-des-convocations-sur-une-equipe-14zbssw/) * [Exempter un membre de bénévolat](/fr/article/exempter-un-membre-de-benevolat-17ajg7l/) Si besoin : * [Modifier l'historique de bénévolat](https://aide.scorenco.com/fr/article/modifier-lhistorique-de-benevolat-1urcud/) ### 2 - Créer les groupes 👍🏻 Pour filtrer les membres par rôle, créez des groupes dédiés, et ajoutez-y les membres concernés. * [Créer un groupe](/fr/article/creer-un-groupe-de-membres-30gzzz/) * [Ajouter un membre à un groupe](/fr/article/ajouter-un-membre-a-un-groupe-pour-le-planificateur-de-benevole-4irwaj/) (méthode d'ajout individuel) * [Ajouter rapidement un groupe / un genre à tous les membres](/fr/article/ajouter-rapidement-un-groupe-un-genre-a-tous-les-membres-1ft1oqb/) (méthode d'ajout groupé) Si besoin : * [Supprimer un membre d'un groupe](/fr/article/supprimer-un-membre-dun-groupe-1v6mq0p/) * [Modifier ou supprimer un groupe (de membres)](/fr/article/modifier-ou-supprimer-un-groupe-de-membres-1mmg8ck/) ### 3 - Vérifier les équipes ✅ Dans les onglets, _Informations_ et _Effectif_ Ajoutez les joueurs : * [Ajouter un joueur dans une équipe](/fr/article/ajouter-un-joueur-dans-une-equipe-1kcxzzj/) ### 4 - Personnaliser le tableau selon vos besoins Personnalisez le tableau avec les types de convocations de votre choix : * [Créer / ajouter un nouveau type de convocations (rôle / tâche)](/fr/article/creer-ajouter-un-nouveau-type-de-convocations-role-tache-13w9ke1/) * [Modifier / supprimer un type de convocation dans le tableau de convocations](/fr/article/modifier-supprimer-un-type-de-convocation-dans-le-tableau-de-convocations-1ez5jgj/) ### 5 - Définir les règles de gestion pour chaque équipe ⚙️ Dans l'onglet _Équipes_, choisissez une équipe. Puis dans _Règles de gestion_, rentrez les informations nécessaires. Plus d'informations ici : * [Paramétrer les règles de gestion d'une équipe (pour le tableau de convocations)](/fr/article/parametrer-les-regles-de-gestion-dune-equipe-pour-le-planificateur-gzbd7k/) ${color}[#004580](( 💡 N'oubliez pas d'enregistrer avant de fermer la page)) ### 6 - Vérifier les paramètres du tableau de convocations ⚙️ Dans le tableau de convocations, cliquez sur le bouton d'option en haut à droite pour afficher les options. Vous pouvez : * [Modifier les paramètres d'affichage du tableau de convocations](/fr/article/modifier-les-parametres-daffichage-du-planificateur-2jru7t/) * [Filtrer l'affichage des matchs dans le tableau de convocations (domicile et/ou extérieur, et/ou par lieu)](/fr/article/filtrer-laffichage-des-matchs-dans-le-planificateur-domicile-etou-exterieur-ou-par-lieu-173c19w/) * [Modifier l'adresse e-mail de copie des convocations](/fr/article/modifier-ladresse-e-mail-de-copie-des-convocations-10jeg1u/) * [Modifier l'adresse e-mail de réponse des convocations](/fr/article/modifier-ladresse-e-mail-de-reponse-des-convocations-1j0rm5t/) * [Modifier le texte dans l'e-mail de convocation](/fr/article/modifier-le-texte-dans-le-mail-de-convocation-q0ux3e/) * [Modifier le lien vers la page de convocation (dans les mails)](/fr/article/modifier-le-lien-vers-la-page-de-convocation-dans-les-mails-josei0/) * [Afficher / masquer le numéro de licence sur le widget et l'impression](/fr/article/afficher-masquer-le-numero-de-licence-sur-le-widget-et-limpression-1wr68kz/) ### 7 - Puis planifier au quotidien 🗓 Toutes les actions en amont ont permis le bon paramétrage du logiciel. Désormais, **profitez du module en convoquant chaque membre toutes les semaines.** Défilez chaque semaine avec les flèches prévues, ou cliquez sur le calendrier pour accéder directement à la semaine de votre choix rapidement. * [Convoquer un membre](/fr/article/convoquer-un-membre-d58tmw/) ${color}[#004580](Des voyants de couleurs vous indiquent si le message a bien été envoyé : vert, rouge, ou bleu (si le message est en attente).) * [Paramétrer comment convoquer ses membres (Mails et/ou SMS)](/fr/article/parametrer-comment-convoquer-ses-membres-mails-etou-sms-dytouy/) | Pour que les convocations soient bien envoyées, le statut du match doit être passé en **"Validé"** || Les convocations sont envoyées le matin aux alentours de 9h. _Exemple : si vous convoquez les membres le soir à 18h, ils recevront un résumé de toutes leurs convocations à venir le lendemain vers 9h._ || Si la convocation est prévue dans les 48h, le mail et/ou le SMS est envoyé directement. Si vous êtes plusieurs à gérer le document et que vous souhaitez vous laisser une note entre vous, ou que vous souhaitez ajouter un commentaire public sur un match : → Deux colonnes sont à disposition pour ajouter du texte privée ou public : * [Ajouter un commentaire privé / public dans le tableau de convocations](/fr/article/ajouter-un-commentaire-prive-public-dans-le-tableau-de-convocations-1mtbj1r/) Si besoin : * [Un email de convocations n'a pas été envoyé/reçu, que faire ?](/fr/article/un-email-de-convocations-na-pas-ete-envoyerecu-que-faire-spam-courrier-indesirable-1xlv9lz/) → [Vérifier l'état d'envoi des mails / SMS des convocations (voyants de couleur)](/fr/article/verifier-letat-denvoi-des-mails-sms-des-convocations-voyants-de-couleur-17388jg/) → [Vérifier / modifier les coordonnées d'un membre](/fr/article/verifier-modifier-les-coordonnees-dun-membre-fgj16w/) → [Relancer une convocation non-envoyée](/fr/article/relancer-une-convocation-non-envoyee-2jfpw6/) 💡 ${color}[#004580](👥 À côté de chaque équipe, vous pouvez voir rapidement la liste des membres de l'équipe : Staff, joueurs ou joueuses.) ![Bouton pour consulter rapidement la liste des membres d'une équipe](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/liste-des-membres-de-lequipe_1fnsvac.png) **À côté, se trouve 2 autres boutons** : - Un bouton "flèche" pour [re-synchroniser un match avec les données de la fédération (dans le tableau de convocations)](/fr/article/re-synchroniser-un-match-avec-les-donnees-de-la-federation-dans-le-tableau-de-convocations-1fdtieb/) - Un bouton "document" pour [accéder au site de la fédération depuis le tableau de Convocations](/fr/article/accedez-au-site-de-la-federation-depuis-le-tableau-de-convocations-1sxsvq8/) ###### Si le tableau de convocations n'est pas à jour, vous avez 5 solutions : __Le site de la **fédération est à jour** et : __ 1. Si plusieurs matchs de la semaine ne sont pas à jour : [re-synchroniser la liste des matchs de la semaine via la fédération (dans le tableau de convocations)](/fr/article/re-synchroniser-le-planning-dune-competition-via-la-federation-dans-le-planificateur-sy9741/) 2. Si un match n'est pas à jour : [re-synchroniser un match avec les données de la fédération (dans le tableau de convocations)](/fr/article/re-synchroniser-un-match-avec-les-donnees-de-la-federation-dans-le-tableau-de-convocations-1fdtieb/) 3. Si un match n'est pas à jour : [Re-synchroniser un match avec les données de la fédération (depuis l'onglet "Matchs")](/fr/article/re-synchroniser-un-match-avec-les-donnees-de-la-federation-2b821d/) 4. Si une compétition ou une catégorie n'est pas match : [Re-synchroniser le planning d'une compétition via la fédération (dans l'onglet Matchs)](/fr/article/re-synchroniser-le-planning-dune-competition-via-la-federation-dans-longlet-matchs-tzqmm0/) __Ou si le site de la **fédération** n'est **pas encore à jour**. __ 5. Là, vous pouvez manuellement [modifier la date, l'heure ou le lieu d'un match sur le tableau de convocations](/fr/article/modifier-la-date-lheure-ou-le-lieu-dun-match-sur-le-planificateur-7tzrw1/) Pour information, par défaut le lieu d'un match est celui renseigné dans les règles de gestion d'une équipe. Si vous souhaitez ajouter un nouvel équipement dans la liste : * [Ajouter un équipement sportif](/fr/article/ajouter-un-equipement-sportif-llku7u/) Vous pouvez exporter le tableau si vous souhaitez l'imprimer ou le réutiliser : * [Imprimer/Exporter en PDF le tableau du week-end](/fr/article/imprimerexporter-en-pdf-le-tableau-du-week-end-12dvmgn/) * [Exporter en CSV (format tableur) le tableau de convocations du week-end](/fr/article/exporter-en-csv-format-tableur-le-tableau-de-convocations-du-week-end-lkus7/) ### 8 - Donner les droits à d'autres membres du club Si vous souhaitez permettre à plusieurs personnes de s'occuper du tableau de convocations, donnez-leur les droits d'accès. → Tous les administrateurs peuvent accéder et modifier le tableau de convocations. * [Donner les droits pour accéder au tableau de convocations (Ajouter un autre administrateur)](/fr/article/donner-les-droits-pour-acceder-au-planificateur-ajouter-un-autre-administrateur-1e7is3s/) * [Modifier / Supprimer les droits pour accéder au tableau de convocations](/fr/article/modifier-supprimer-les-droits-pour-acceder-au-planificateur-kll92f/) ### 9 - Ajouter le widget de ce tableau de convocations votre site internet Pour afficher ce tableau automatiquement sur votre site, créez le widget convocations ! * [Créer/Installer le widget du module convocations sur son site internet](/fr/article/creerinstaller-le-widget-du-module-convocations-sur-son-site-internet-n5i7rm/) ### 10 - Découvrir visuellement le tableau de convocations ![Aperçu rapide du tableau de convocations](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/d3749eff24758000/image-guide-decouvrir-le-nouve_pilv5k.png) ${color}[#004580](📚 Retrouvez tous les articles dédiés à ce module dans la catégorie [Module convocations](https://aide.scorenco.com/fr/category/planificateur-gestion-des-benevoles-jem9j3/) de ce blog. ) 💡 Un onglet **Résumé**, dans le menu Convocations, vous permet de suivre votre état d'avancement dans la découverte et la prise en main du module. --- Si besoin, n'hésitez pas à nous contacter avec la bulle bleue en bas à droite de votre écran 💬 Ou via notre adresse de contact : 📧 [contact@scorenco.com](mailto:contact@scorenco.com) Bonne utilisation du module de convocations 😊 Score'dialement 🔵🟢